Adatvédelmi tájékoztató

1. Adatkezelő

2. Mire vonatkozik ez a tájékoztató?

A Linotech Business System (LBS, lbs.linotech.hu) a Linotech Kft. belső ügyviteli rendszere (ügyfelek, árajánlatok, teljesítési igazolások, projektek, munkaidő). Az LBS nem nyilvános szolgáltatás: kizárólag a Linotech Kft. és partnerei által létrehozott felhasználói fiókokkal érhető el. Ez a tájékoztató azt írja le, hogyan kezeli az LBS a cég saját Gmail fiókjához (linotechkft@gmail.com) kapcsolódó adatokat.

3. Milyen Google-adatokhoz fér hozzá az LBS?

A cég vezetője a Google engedélyezési képernyőjén kifejezetten hozzájárul a következő hozzáférésekhez:

• E-mailek olvasása (gmail.readonly): levelek keresése és olvasása, valamint mellékleteik (pl. megrendelések, aláírt teljesítési igazolások PDF-jei) szövegének kiolvasása.
• E-mail küldése (gmail.send): árajánlatok, teljesítési igazolások és riportok elküldése PDF/Excel melléklettel, a cég nevében – minden esetben előzetes előnézet és felhasználói jóváhagyás után.

4. Mire használjuk az adatokat?

• Kizárólag a Linotech Kft. saját ügyviteli feladataira: ügyfelektől érkező megrendelések és aláírt dokumentumok feldolgozására, dokumentumok kiküldésére.
• Leveleket csak a felhasználó kérésére olvasunk; tartalmukat nem tároljuk tartósan. Tartósan csak azok a mellékletek kerülnek az LBS-be, amelyeket a felhasználó kifejezetten egy dokumentumhoz csatol.
• A kiküldött levelekről napló készül (címzett, tárgy, időpont, melléklet neve) a dokumentum előzményeihez.
• Az adatokat nem adjuk el, nem adjuk át harmadik félnek, és nem használjuk hirdetésre, profilalkotásra vagy általános célú mesterséges intelligencia modellek tanítására.

5. Mesterséges intelligencia (Claude)

Az LBS-t a Linotech Kft. az Anthropic Claude asszisztensén keresztül is használhatja. Ilyenkor a felhasználó kérésére lekért adatok (pl. egy levél vagy melléklet szövege) a kérés megválaszolásához átmenetileg az asszisztenshez kerülnek. Ez a Linotech Kft. saját, jóváhagyott munkafolyamata; az adatok más célra nem kerülnek felhasználásra.

6. Adatbiztonság és tárolás

• Az LBS a Linotech Kft. által bérelt, EU-ban (Magyarországon üzemeltetett) szerveren fut, titkosított (HTTPS) kapcsolattal.
• A Google hozzáférési tokent titkosítva (AES-256-GCM) tároljuk; jelszót nem tárolunk.
• Minden hozzáférés és művelet naplózásra kerül.
• A csatolt mellékleteket az adott üzleti dokumentum megőrzési idejéig, a jogszabályi (pl. számviteli) kötelezettségeknek megfelelően őrizzük.

7. A hozzáférés visszavonása, jogok

• A Gmail hozzáférés bármikor visszavonható az LBS-ben (Beállítások → Gmail kapcsolat → Kapcsolat bontása) vagy a Google fiókban: myaccount.google.com/permissions.
• Az érintettek (pl. levelezőpartnereink) a GDPR szerint kérhetik a rájuk vonatkozó adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését vagy törlését a fenti elérhetőségeken.
• Panasz esetén a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH, naih.hu) lehet fordulni.

8. Google API Services – Limited Use

Az LBS a Google API-kból kapott adatok felhasználása és más alkalmazásba történő átadása során betartja a Google API Services User Data Policy előírásait, beleértve a Limited Use (korlátozott felhasználás) követelményeit.